就業和社會保障資料要進行數字化處理已經迫在眉睫。眾所周知，社保關系到每位勞動者的服務與受益，推進社會保障系統的發展關系到國計民生與社會穩定，但在完成這樣的使命過程中，社會保障管理信息系統通過多級網絡對社會保障業務數據集中統一管理還存在瓶頸，嚴重影響到了社保工作的進度與效率。
文檔電子化的契機
在社保管理流程中，社保中心及各個分點每天都要面對大量保戶的資料的提交、整理、輸入、歸檔及查詢，工作量十分巨大，不僅是新增的文檔激增，原始文檔也給管理帶來了難度。值得注意的是，在輸入方面，現在大多還是采用手工錄入的方式，既耗費了大量時間降低了效率，也占用了不少人力資源提高了成本。不僅如此，傳統的紙質檔案管理模式還帶來了資料調閱速度慢、無法及時歸還，原件可能遺失或損壞等問題，也使得資料管理工作日益繁重。
應對這一挑戰，最有效的方式就是完善其資料管理系統，實現所有資料管理電子化，把所有檔案都以電子文檔儲存、修改及查閱，提高數據查閱的效率，節約資源，并把前臺工作人員從低效、繁重、重復性高的手工錄入工作中解放出來，這樣可以有效避免傳統紙質保存帶來的占用空間大、查詢困難、管理難度大等諸多問題。今年年初，廣東某地區社保局就率先進行了這一嘗試。
該地區社保局決定采購一批彩色高速掃描儀實行電子圖像錄入。同時，由于每天的業務處理量相當多，不可能采用普通的平板掃描儀，理所當然地，掃描速度高、具有批量處理能力的專業高速掃描儀就成為了最合適的選擇。
DR-2580C不辱使命
在對比測試中，該地區社保局側重于成功案例的借鑒，同時要有著較高的產品品質與專業的解決方案，在綜合了多項指標進行細致對比后，社保局最終選定了佳能DR-2580C高速掃描儀作為其實現文檔電子化的錄入工具，這款掃描儀已經在銀行、保險、政府等多個行業中應用得非常成熟。
社保局各個分點前臺不少都是空間位置有限，但卻需要擺放大量資料、工作用品，桌面空間非常緊張。而佳能DR-2580C高速掃描儀本身就是一款外形小巧的高速掃描儀，它結構緊湊，體積只有302×171×81mm、重量也僅為1.8 kg。這樣的超薄機身設計能為用戶節省下大量工作空間，并能充分滿足地點多變的工作需要，無論是在桌面、柜臺或臺架頂部，DR-2580C都可以快速安裝投入使用。盡管身材小，可功能卻很強大，不論是各種卡片、票證，還是公文表格，乃至于塑料ID卡，只要是幅面不大于A4的紙制文件，DR-2580C統統來者不懼；同時，對開掃描功能使較大文稿（尺寸介于B4和A3之間）的處理變得簡單易行，用戶只需簡單地對折文稿，并將其送入掃描儀內，DR-2580C會進行雙面掃描對折的文稿，并將雙面內容合成一個圖像，這在需要多種原始文檔錄入的社保工作中很具實用價值。
在黑白或灰度模式下，DR-2580C的掃描速度達到了25頁/分鐘（50面/分鐘），即使有1000頁的紙張要掃描，它也只需要40分鐘就處理完，確保了掃描效率，同時它還提供了一流的圖像分辨率，黑白、灰度或24位彩色都高達600dpi。社保的文檔掃描很多情況下都是批量進行，DR-2580C的掃描面板設置使掃描變得輕而易舉，用戶可以用它來在每項作業開始前選擇掃描模式，并調整亮度和對比度，使批量文件滿足同一掃描要求，這款機型本身具有超快啟動功能，這就意味著無需等待，進行社保文檔錄入的工作人員只需放置稿件、掃描即可進行，節省下的精力可以同時進行其他工作，以提高工作效率。
由于社保文檔很多采用手工填寫，還包括一些復印件，尤其是保存的歷史文檔，經常會有字體偏淺及復印效果模糊不清的情況。為了保證清晰度的掃描難度很大。為此，DR-2580C設計了文本增強技術，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調，克服障礙，獲得清晰準確的掃描結果。
圖像文件還可以通過各種方式得到優化，例如批量掃描文稿中的空白頁將被自動刪除；略微歪斜的頁面會被校正；頁面尺寸也可以實現自動檢測等等。除此之外，由于有歷史資料要處理，不少紙張都是紙質變脆或是已經有破損的。DR-2580C可選擇的直走紙通道、分紙系統隨動功能及掃描單元浮動技術，可以保障這類紙張順利掃描，這又是一項突出的技術優勢。也滿足了社保需要處理多種掃描件材質的實際需求。
建立起數字資料庫
經過了一段時間的實際應用，該地區社保局在提高效率、降低成本方面達到了預期效果。據相關負責人介紹，通過使用以DR-2580C為核心的解決方案，如今，該單位已經實現了在在較短時間內完成大量資料的電子化工作并保證了錄入的質量，提高了資料的準確性。
正是因為操作方式的改變，優化了整個業務流程，不僅前端工作人員的負擔得以大大減輕，同時也簡化了后續的處理工作，并且可以為參保人員提供方便快捷的信息查閱服務。數字化處理系統使社保所需的書面資料、憑證在進行數字化處理后，建立起一個以圖像方式儲存的數字資料庫成為可能，這就達到了長期、安全地保存資料，快速、便捷地查詢瀏覽資料、提高工作效率的目的，為社保局免除了紙張文檔保存的麻煩與風險。
（新聞稿 2008-10-08）
