信息技術的迅猛發展和在各行業的廣泛應用，不僅對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，對檔案工作也提出了新的更高的要求。檔案室是負責收集（征集）和永久保管檔案、資料的基地，是集中向社會各界提供利用檔案史料的檔案信息中心。近年來隨著我國電子政務發展迅速，國家大力推進政務信息化建設，原有的檔案工作模式，服務方式已經不能滿足信息化條件下檔案室的工作需求，檔案資料的信息化建設、管理就迫在眉睫。
在檔案管理過程中，隨著社會廣大公眾檔案信息量的不斷增加，歷史性的原始文件積壓也就越來越多，而許多的檔案都是需要長期的保存，某些檔案規定的保存年限甚至高達數十年，日積月累，檔案室的檔案、卷宗可以說是堆積如山的。這些檔案不僅占據了檔案室大量的空間，而且如若需要查詢，資料調閱速度慢、無法及時歸還，原件可能一時或損壞等問題就會隨之而來，尤其在資料保存過程中經常會遇到潮濕、老鼠等災害，使得資料管理工作日益繁重。
應對這一難題，最有效的方式就是完善資料管理系統，實現資料管理電子化，把所有的檔案以電子文檔儲存、修改及查詢，提高數據查詢的效率，節約資源，還可以有效避免傳統紙質保存帶來的占用空間大、管理難度大等諸多問題。近期，遼寧省檔案室率先進行了嘗試，決定采購一批彩色的高速掃描儀實現電子圖像錄入，積極推進檔案信息化的建設。
尋求合適的構建方案
伴隨著技術的不斷創新發展，文檔影像技術在檔案館信息化建設方面已經成為了標準之一，高速掃描儀與文字識別軟件組成的文檔影像整體解決方案，也成了檔案館信息化建設的基礎設備。遼寧省在選購高速掃描儀時，佳能高速掃描儀授權的分銷商及認可的服務商北京華逸融暉科技有限公司提供的優質產品及專業的文檔解決方案成為了此次選購的重點，最終檔案室選定了佳能DR-4010C和DR-2580C高速掃描儀作為其實現文檔電子化的錄入工具。
在卷宗堆積如山的檔案室里，DR-4010C以其小巧設計、極快的速度、高準確性和便捷性將檔案、宗卷等紙質文件轉化為數字文件。在高掃市場上，佳能DR-4010C定義為“高速、A4、雙面、彩色掃描儀”。高速是此款機型的第一優勢，那么我們先看下這款機子的速度。DR-4010C擁有革新的3-線CMOS傳感器，能以同樣快的速度掃描黑白與彩色的圖像，掃描速度為42ppm / 84ipm，也就是說，如果有1000頁的檔案或宗卷需要掃描，在不影響其掃描質量的同時，只需要23分鐘就可以完成，可以幫助用戶保證高清晰度的同時實現工作效率的提升。同時他還提供了一流的圖像分辨率，黑白、灰度和彩色都高達600dpi，確保以最精確和清晰的方式捕捉精細的線條和復雜的圖像細節。
為了保證圖像質量的穩定，DR-4010C在每次掃描作業開始之前將執行自動校正過程-明暗處理，此項全新的機能可以清除灰塵的影響，接觸式圖像傳感器技術通過識別直接粘貼在傳感器鏡頭上的特殊白色明暗面來校準。由于檔案室資料很多采用手工填寫，還包括一些復印件，尤其是保存的歷史性文檔，經常會有字體偏淺，復印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，為此，DR-4010C設計了OCR文本增強技術，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調，克服障礙，獲得清晰準確的掃描結果，另外獨特的清除裝訂痕功能可以檢測和清除有裝訂的檔案或宗卷掃描后圖像上留下的黑點。
檔案室的文檔多數情況下都是批量進行，為更好的減輕人員負擔，提升工作效率，DR-4010C配有減速輪的佳能革命性送紙裝置，確保在快速和無人參與的批量掃描時頁面可以可靠的分離。為了防止紙張同時送入，此款掃描儀還配備了超聲波傳感器。它會檢測重疊紙張之間的間隙，防止多數紙張同時進入。如果出現錯送，快速恢復系統使工作人員只需重新定位資料，就可以繼續掃描。圖像文件還可以通過各種方式得到優化，如：批量掃描文稿中的空白頁將自動刪除，略微歪斜的頁面會被校正；頁面尺寸也可以實現自動監測等等，滿足檔案室處理掃描介質時面臨的多樣需求。
而針對這種歷史性文件，DR-2580C亦可與選配的平板掃描裝置，可通過文稿輸送器掃描過厚或易碎的文稿。而雙絞鏈的掃描翻蓋設計使得掃描書籍、不能拆的證件及其他裝訂的文稿輕而易舉，由于平板可輕松拆卸，用戶可以不斷地選擇增加更新的選購件以滿足工作內容增長的需求。DR-2580C還提供平直送紙路徑，該路徑能確保薄文件、厚文件、名片乃至塑料ID卡的安全輸送。
信息化管理初見成效
經過一段時間的實際應用，遼寧省檔案室在提高效率、降低成本方面達到了預期效果。據檔案室工作人員介紹：“通過使用以DR-4010C和DR-2580C為核心的解決方案，該部門已經實現了在較短時間內完成大量資料的電子化工作，并保證了錄入的質量，提高了資料的準確性，節省了空間。”
從遼寧省檔案室的成功經驗中，我們不難看出，正是因為工作方式的改變，才大大減輕了工人員的負擔，同時也簡化了后期工作，并且可以為相關人員提供方案快捷的信息查詢服務。數字化處理系統使檔案室所需的檔案、宗卷在進行數字化處理后，建立起一個以圖像方式儲存的數字資料庫成為可能，這就達到了長期、安全的保存資料，為檔案室免除了紙張文檔保存的麻煩與風險。
(新聞稿 2008-11-05)
