近年來，數字化浪潮風起云涌，通過電子政務(E-government)手段，建設高效、透明、親民的治理，已成為各國政府的共識。就某種意義而言，電子政務的建設和使用情況，已成為衡量政府行政能力和現代化水平的重要標尺。放眼各國電子政務建設，如何經濟、高效地將海量紙質歷史檔案和日常行政過程中不斷產生的大量紙質文檔電子化，是電子政務建設直面的挑戰。“工欲善其事，必先利其器”，美國科羅拉多州Timnath鎮以惠普(HP)平板文檔掃描儀HP Scanjet N9120經濟高效地實現紙質文檔電子化的經驗，提供了可資借鑒的經驗。
從Timnath鎮看政府文檔電子化的挑戰
盡管Timnath只是一個人口400多的小鎮，但從中還是可以管窺政府文檔電子化的挑戰。
政府部門幾乎每天都產生大量紙質文檔。Timnath鎮的文員Milissa McGuire形象地描述了這一場景，“當我走進辦公室的時候，文件到處都是。還有大量記錄表都儲存在地下室的盒子里，而且這些文件仍然都是紙質的。”政府需電子化的文檔介質類型和尺寸都多種多樣，既有信封大小的函件，也有尺寸超大的地圖等。年代比較久遠的文件，往往都裝訂成冊，還有不少陳年的文檔，使用很薄、半透明的紙張。這都給其電子化帶來了巨大挑戰。
由于Timnath鎮最初選購的掃描儀沒有充分考慮政府部門文檔電子化的多重挑戰，產生了掃描效率和質量低下等問題。這些問題主要出在尺寸超大、輕薄紙張和裝訂成冊的文檔上。對上述文檔電子化時，工作人員首先要用復印機將其復印到普通介質上，然后再掃描復印件。復印工序不僅增加了成本，降低了效率，而且由于經過兩次拷貝，最終獲得的電子文檔質量很差，難以滿足需要。因此，Timnath鎮迫切需要一款功能更全、效率更高、物美價廉的掃描儀來提升文檔電子化效率和質量，樹立更好的政府形象。
