國家十二五計劃中，將建設“高效政府”提升至新的高度，其中，電子政務位居要沖。要實現政務的電子化，首先需要將各級政府日常辦公中所匯集的海量文字和圖像資料電子化，因此，各類全國性普查如第六次人口普查、選舉機構和各級法院、檔案局等對具備高速度的掃描產品的需求明顯增加。尤其是法院、檢察院等執法部門、稅務部門、知識產權局、出入境管理局等這樣需要保管、調閱大量取證文件的部門，已經陸續開始使用高速掃描儀。
可以說，以“高掃”為核心的專業化解決方案正為電子政務提供了全新的解決方案和思路，從而實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，從而在整個政府辦公環境中實現標準的信息化流通。它包含多方面的內容，如政府辦公自動化、政府部門間的信息共建共享、檔案管理、電子化民意調查和社會經濟統計等。而這其中，最基礎的，也是應用最多的，是對各種檔案的保存和管理。
檔案數字化高效管理，是電子政務的核心功能之一
檔案是人們從事社會實踐活動所產生的憑證，是直接形成的歷史紀錄。無論在國內還是國外都對其保存價值都給予了高度重視。對各類檔案的快速歸檔和妥善管理正是各政府機構的重要基本功能之一。
比如稅務檔案是國家稅務系統在辦理業務工作中所產生的具有保存價值的文件和資料，記錄著納稅人的一系列納稅記錄，具有極高的鑒證、參考、應用的價值。而知識產權局的各種技術專利檔案的管理和調閱，更是建設“創新型國家”中重要的保障手段。再如法院的行業特點決定了對案卷管理的重要性，隨著基層各級法院業務量的不斷增加，案卷管理工作變得十分繁重，如何將各類訴訟案例的文檔卷宗進行完整的永久保存，成為法院檔案工作中一大瓶頸。
而目前大多數政府機構的檔案是采用傳統的檔案管理模式，即：紙質物理管理模式——每年不斷產生大量的業務資料以及歷史檔案等，不僅占用辦公空間而且統計數據、查閱、調用都需要人員物理操作，管理十分困難，付出巨大的管理成本得到極低的工作效率。同時，信息共享十分困難，因為很多資料歸檔后需要大量的反復查閱，傳統的方法查找少量信息需要翻閱大量卷宗、檔案等材料，如果查看已歸檔的材料還需要到相關部門辦理借閱手續，占用大量時間，也給部門之間信息的傳遞帶來諸多不便，同時還面臨著檔案維護困難的問題：比如納稅人的信息資料需要長時間歷史性的保存，傳統的方法使相關人員接觸到大量原始資料，勢必造成一定的損壞，無法提高檔案保存的安全系數；再如法院案卷的保存年限至少要在20年以上，傳統的方法無法提高檔案保存的安全系數，如果遭遇故意破壞或篡改，將影響司法公正造成嚴重后果。
專業化“高掃”解決方案，是實現檔案電子化管理的核心應用
使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對紙質文件進行電子化掃描，然后通過軟件系統對電子化的檔案進行整體管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR識別、文件智能錄入管理、檢索編輯等環節，整理好的電話信息進行數據庫存儲、備份，就能夠高效實現電子化檔案的簡便應用、管理并永久保存。
筆者這里以目前正在各級政府部門廣泛使用的佳能專業高速文件掃描儀DR6050C和DR7550C及其應用為例，來分析 “高掃”是如何實現這些需求的。
比如在卷宗堆積如山的檔案室里，DR6050C、DR7550C分別以其極快的速度——每分鐘60頁和75頁，和高準確性、便捷性將檔案、宗卷等紙質文件迅速轉化為數字文件。而它們都載有圖像處理芯片，能確保在對包含大量照片或圖片的檔案進行多種圖像處理功能的同時保持高速掃描，同時這兩款機型黑白、灰度和彩色都高達600dpi，確保以精確和清晰的方式還原檔案的真實。舉個例子：1000頁包含大量圖片的彩色或黑白A4檔案歸檔工作，DR6050C只需要不到17分鐘即可高質量的完成，而DR7550C更將這一時間縮短為12分鐘！可見高速正是“高掃”服務檔案管理的第一優勢。
再如為保證圖像質量的穩定，“高掃”應該在每次掃描作業開始之前執行自動校正，另由于檔案資料很多采用手工填寫，還包括一些復印件，尤其是保存的歷史性文檔，經常會有字體偏淺，復印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，佳能產品均設計了文本增強技術，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調，克服障礙，獲得清晰準確的掃描結果。
檔案室的文檔多數情況下都是批量進行，為更好的減輕人員負擔，提升工作效率，“高掃”在送紙環節也應有過人之處。比如佳能“高掃”產品均配有減速輪的送紙裝置，確保在快速和無人參與的批量掃描時頁面可以可靠的分離。為了防止紙張同時送入，佳能“高掃”還配備了超聲波傳感器，它會檢測重疊紙張之間的間隙，防止多數紙張同時進入。
同時，作為檔案綜合解決方案的重要部分，“智能管理”應該是非常重要的功能模塊。如佳能就在機器中均捆綁了自有的掃描應用程序軟件Capture Perfect——在處理文件時，支持多種文件保存格式和文件分發選項，比如可檢索和加密PDF，掃描到電子郵件等，從而實現網絡環境下的高效管理。
通過實例我們不難看出，“高掃”方案帶來了工作方式的改變，解決了檔案傳統管理模式的存在的弊端，實現信息共享，有助于檔案專業化、規范化管理，最大程度避免以往由于紙質文件存放不當導致的信息丟失以及維護困難。提高了檔案保存的安全程度。同時降低了成本，提高成本收益率，并簡化了行業統計工作。
佳能“高掃”力助政府改變業務模式
事實上，高速掃描儀正切實在改變著某些政府部門的業務模式。如國家知識產權局在全面配備“高掃”后，海量專利資料的保管和滿足頻繁調閱需求得到了極大的改善。
據該局負責人介紹，是以佳能專業高速掃描儀為核心的電子化的文檔歸檔管理手段改變了這一切。“高掃”的應用，首先使該局專利文件的保存更加安全，保存年限更加久遠；同時信息流轉更及時準確，存儲管理簡便，降低人工勞動強度；同時使工作流程更加規范、標準，使信息更加易于交流， 從而方便而安全地實現了信息共享，加強了各級間的協作。
據IDC預計，2010-2014年“高掃”的年復合增長率將達到8.1%，展現出廣闊的發展前景。在電子政務需求帶動下，高速掃描儀專業化和高效能的優勢將得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多樣化功能和更豐富完善的軟件配套的“高掃”，將力助政府業務模式的改變，使電子化政務之路更暢通。
(新聞稿 2011-12-13)