在大型企業中，檔案管理可謂是最不起眼卻又相當重要的工作。每天都會有大量的合同、報表、銷售資料等檔案需要進行處理。而如何多快好省地處理這些文件，則日復一日地困擾著每個檔案管理工作人員。
無法逾越的打印難題
在不同的行業之中，房地產可謂是檔案管理任務最為繁重的行業之一。每天大量的銷售合同和權證，都需要嚴格按照國家的有關規定進行處理和輸出。其中，讓房地產行業的檔案管理人員最為頭疼的無疑是產權文件的處理。根據國家規定，所有的土地轉讓合同文件打印必須采用16開雙面套打的格式。檔案管理人員必須在事先印制有憑證、賬簿、報表格式的紙張上對土地轉讓合同進行打印，而雙面套打的國家規定更要求正反兩面內容的字體和格式必須完全對齊，這種苛刻的要求無疑大大增加了檔案管理者的工作負擔。
“所有對齊工作都需要手動完成，哪怕是進紙的時候放歪了一點點，就必須重新打印，浪費紙張不說，更浪費時間。”某建筑有限公司檔案人事科王經理如此介紹他之前打印土地轉讓合同的經歷。“打印一份，往往需要一整天時間。”作為國家建筑工程總承包一級資質企業的檔案管理負責人，大量的土地轉讓合同打印需求曾經讓王經理每天忙得不可開交。如果同時需要打印多份合同，王經理不但要加班加點，還得祈禱機器不要突然出故障耽誤正事，幾乎沒有時間處理其他的工作。
雙面套打彰顯專業品質
沉重的壓力讓王經理不堪重負，他決定更換輸出設備，以一勞永逸地解決土地轉讓合同輸出效率低下的問題。經過精挑細選，王經理最終選擇了HP LaserJet 5200dtn用以更換檔案人事科舊有的設備。出乎他意料地，新的設備一勞永逸地解決了他所有的問題。
“多虧了HP LaserJet 5200dtn的雙面套打功能，讓我不用再花一天的時間打印一份合同。”王經理興奮地表示。作為一款面向行業應用的A3幅面激光打印機，HP LaserJet 5200dtn針對檔案管理等行業的特殊需求，具備自動紙張檢測和紙頭校準功能，在打印過程中能精準定位，實現更高的打印精度。在智能化雙面打印模式下打印出的雙面合同文件，能夠精確地實現雙面內容的對齊，以及與原有模板之間的對齊。而且，專為A3幅面行業打印量身設計的HP LaserJet 5200dtn采用了“一”字型紙路，與一般的激光打印機相比，能夠避免打印過程中紙張的彎曲 ，不僅避免了卡紙故障，更能提升打印內容的精確程度。
以前往往需要打印一整天的合同文件，如今只需要短短幾分鐘就能順利完成，不僅節約了時間，更節省了紙張浪費帶來的高額辦公成本。王經理終于能夠將在土地轉讓合同文件打印上浪費的大量工作時間，投入到其他的工作之中。
高負荷打印成就高效辦公
除了土地產權檔案管理之外，王經理所在的公司其他科室還承擔著土地和人事等檔案的管理，以及與上級的溝通等重要工作，每天有海量的文件需要打印。包括土地公關科的拆遷和購買憑證等文件、銷售科的預售和銷售合同文件，以及土地檔案管理工作中，需要向上級單位呈遞的檔案確認和產權確認文件。以前用舊打印機的時候，公司同事運作的項目一多，檔案人事科就會積累下大量的待打印文件。而且，各種待打印的文件種類繁多，忙碌的檔案管理人員經常混淆不同的文件，為公司的日常工作帶來諸多不便。
而在HP LaserJet 5200dtn的幫助下，多種文件打印的混亂局面也得到了有效的解決。考慮到王經理這樣打印量巨大的用戶需求，HP LaserJet 5200dtn具備高達55,000頁的月打印負荷，機配備超過12000頁的長壽命硒鼓，在面對海量打印任務的時候，也不會因為打印超負荷而臨時“罷工”。而低于10秒的首頁輸出時間和30ppm的輸出速度，更是大大縮短了各種文檔的打印時間。以往需要加班加點打印的文件，如今一個上午就能輕松完成。打印機簡潔易懂的圖形化操作界面，也讓檔案管理人員能從復雜的文件歸類工作中解放出來。“現在的打印工作再也不會出錯了！”王經理興奮地表示。
檔案人事科利用HP LaserJet 5200dtn打印的、面向上級呈遞的文件，更是得到了上級單位領導的交口稱贊。高達1200×1200dpi的打印分辨率，使得HP LaserJet 5200dtn能夠清楚地呈現出合同中的每一個細節，而強大的灰階處理能力，更能清晰細膩地展示所打印圖片中的明暗變換細節。無論是效果圖中的光影明暗，或者是結構圖中細小的數字，HP LaserJet 5200dtn都能夠展示得一清二楚。“領導們都說我們送上去的資料品質高、細節清楚，比以前看起來舒服多了！”王經理說。
在購買了HP LaserJet 5200dtn之后，檔案人事科的工作越做越好，不僅為其他部門所矚目，更得到了上級領導的交口稱贊。“他們聽說我是買了惠普的打印機新品后才實現了工作流程的改善，都紛紛說我作對了選擇。”王經理說，“公司一直是惠普的忠實用戶，應用了惠普品牌的許多IT設備，作為全球最大的IT品牌，惠普的口碑和服務一直都讓我們買得放心、用得放心。而HP LaserJet 5200dtn這次為我們檔案人事科提供的種種幫助，也更加堅定了我們未來在IT設備采購選擇上的傾向。”
（新聞稿 2008－07－23）
