博陽咨詢通過“理清楚、管起來、持續優化”方法,幫助企業構建流程體系,整合管理體系,減少管理沖突,提升市場競爭力。“理清楚”,以流程體系建設為契機,厘清業務現狀,整合職責、流程、制度、標準、HSE、TQM等多套管理體系,消除管理孤島,形成管理合力。“管起來”,建立管理體系更新發布、監督評價機制,促進體系落地執行,提升執行力。“持續優化”,以提升企業綜合運營質效為目標,持續優化業務流程,夯實管理基礎。
不同管理體系建設,由于建設目標、標準、方法不同,同一業務在各體系中的表現形式、內容要求也不盡相同,體系之間不免存在內容重復、要求沖突等現象。管理體系越多、體系文件越多、員工執行越困難,一定程度上影響了業務執行的效率、效益與質量。如何解決這些問題,是“理清楚”階段重點關注的內容。
一、流程體系建設
準確的流程描述是業務被正確執行的前提。傳統流程梳理,流程、制度、標準、表單等要素以文檔形式分散存在,員工難以全景了解管理要求。管理要求變化很難及時下達至崗位,容易造成員工執行“兩張皮”現象。
即便是面對同一項業務事項,不同人看流程的視角不同,所描述出的流程也不盡相同。有從組織職責角度看流程的,如公司領導眼中的采購業務包括物資采購、物資供應兩大業務塊;采購部門主管眼中的采購業務包括采購計劃、合同執行、倉儲與供應、供應商評價等;有從崗位職責角度看流程的,如合同管理員眼中采購執行業務,包括招投標、合同簽訂、合同變更、合同廢止、采購監造等;有從完整業務鏈條視角看流程的,如從采購需求提出到采購完成的流程,一般包括需求提報、招標管理、合同簽訂、物資收貨、采購付款等流程。
如何準確全面地描述業務架構,是企業管理者必須面對的問題。博陽咨詢建議應用“Y式架構”建立兩類流程架構。一是“職能流程架構”,實現對企業各業務領域職能的逐級細分,滿足不同層級人員管理需要,如基于組織職責、崗位職責視角應用流程。通過從上至下的業務分解,理清正確做事情的邏輯與順序。職能流程架構是構建制度、安全、質量、風險等管理體系以及信息化建設的必要條件;二是“端到端流程架構”,按管理主題構建,體現從客戶需求提出到客戶需求滿足的完整業務過程。可結合企業戰略及專業管理目標,識別或設計端到端流程相關績效指標,通過流程績效監控,發現業務短板,不斷優化完善流程,提升流程運轉的效率、效益與質量,降低流程運轉的成本與風險。
“Y式架構”梳理流程架構
二、管理體系整合
職責、流程、制度、標準、考核是企業管理最為核心的五大基礎要素。其中,流程是企業所有業務運轉的“脈絡”,是連接其它要素的主線。流程管理大師奧古斯特-威廉-謝爾教授提出房式結構理論,認為企業戰略、職責、制度、績效、風險、記錄、活動等要素,是構成整個管理體系的基礎組件,必須先行加以設計、梳理、規范和管控;然后以流程為紐帶關聯相關要素,應用ARIS平臺建立相互關聯、相互作用的一體化管理體系,各體系間既可動態引用又可動態修改,單體系調整會非常便捷地體現到其它體系中。如新發一個制度,通過拆分匹配,可以快速地落實到相關流程、崗位中。
“房式結構”整合管理體系
基于管理要素融合結果,可定期開展定量、定性分析工作,促進各體系相互驗證、相互完善、協調統一。如通過流程與制度匹配分析,檢驗制度條款之間是否存在重復、矛盾、空白的情況;基于風險管控要求,檢查流程中是否存在“不兼容”崗位職責的情況,有效解決體系建設問題。最后,協調一致各管理體系要求以信息系統固化方式或一體化的流程手冊、程序文件、崗位手冊形式進行發布,確保員工按正確的方式做事情,促進管理體系落地執行。
博陽咨詢(www.ebpm.com.cn): 是國內領先的eBPM咨詢服務機構。eBPM是“卓越業務流程管理”(excellent Business Process Management)的英文首字縮寫。博陽咨詢的eBPM流程管理方法可以幫助企業將日益復雜的管理體系“理清楚”、“管起來”并實現“持續優化”。博陽咨詢于2008年在上海創立,是原德國IDS Scheer公司的戰略合作伙伴。2011年,德國第二大軟件廠商SoftwareAG收購IDS Scheer公司后,原IDS Scheer中國公司BPM咨詢團隊的骨干并入博陽咨詢,使得博陽咨詢成為目前國內最權威和頂尖的基于ARIS提供“卓越業務流程管理”解決方案的咨詢公司。
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(新聞稿 2016-06-30)