如何管理好企業的“錢袋子”，是企業持續經營的重點。現在越來越多的企業，將財務管理內控的節點前移，通過前置化的管控來實現財務的有效管理。而在財務管理中，日常費用報銷的管理是重中之重。
費用報銷系統結構更具擴展性
“企業通過制定一個嚴謹、規范的財務報銷制度，可以強化財務管理，完善財務管理制度，合理控制費用支出，規范企業的會計核算工作和財務報銷行為，使企業財務管理制度化、規范化，提高公司經濟效益。”北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問沈喜剛這樣告訴記者。
相較于傳統手工報賬單據填寫不規范、效率低、審批流程程序復雜、運營成本高以及牽涉到的領導工作被打斷等一系列弊端，慧點科技的費用報銷管理系統為公司財務管理建立了一個溝通協作的平臺，對于細微處的合理優化及調整都能為公司創造不是那么明顯、但卻非常實在的效益。
報銷管理系統在功能結構上主要包括展現層、功能平臺以及應用接口三部分。在管理方面，實現報銷業務申請、審批、管理控制、賬務處理以及資金支付環節的費用報銷管理全過程電子化。擁有查詢、統計與綜合分析功能，使各級領導能夠實時了解費用發生、費用預算執行以及業務流程執行情況，為企業經營決策提供依據。
沈喜剛說：“通過應用配置與系統設置，系統可以根據企業實際情況和管理要求，調整業務流程、權限、主數據等系統運行環境，快速響應企業業務流程、組織結構以及相關管理制度的變化，讓系統更好地為企業服務。”
實現松散管理向集中網絡化管理轉變
傳統報銷模式下困擾企業的問題主要集中在從員工填寫單據到財務審核的這一段流程中。這段流程涉及的人員多，人員層次復雜，業務量大，對此段流程的改進和再造能夠起到畫龍點睛的作用。此報銷的解決方案核心即在于此。網上報銷系統通過對該流程中員工提單、領導審批、財務審核三環節一體化，縮短報銷時間，節約了員工和管理者時間，全面提升了企業財務運作效率。
沈喜剛向記者詳細介紹了這一轉變過程給企業帶來的4點益處。
首先，審批權限模板化、動態固化審批流程，滿足企業各種費用報銷流程管理要求。系統支持多費用合并報銷，根據不同費用審批權限不同，系統動態計算多費用合并報銷審批流程，減少了費用報銷申請單據數量，避免了各級審批人耗費過多時間和精力處理報銷簽批。
其次，將預算編報和預算控制相統一，保證了預算執行控制落地。
再次，應用系統集成了預算管理、網上報銷、財務核算 構成的完整閉環管理體系，打破信息孤島，使費用報銷業務處理更加自動化、便捷化。
最后，集團化的體系框架特點在于能夠實現快速部署、擴展，適應全集團推廣要求。
凸顯實操中的業務價值
實現網上報銷系統后，從領導審批到財務審核以及出納付款的整個流程透明地展示在員工面前，這樣就使得任一環節對單據做的任何調整和審核修改均可以及時反饋給員工。
對于越級審批、財務被動復核審批等手工報銷的不足，應用系統將審批制度要求固化在系統中，使得審批制度被嚴格執行，降低了風險。而預算控制環節前沿到業務端，實現了申請部門、歸口管理部門對各自負責預算支出的嚴格管理，緩解了財務部門對預算控制的壓力。
值得一提的是，報銷單據中存在大量的管理信息以及計算過程。這些信息涉及很多專業數據，后續審核也需要耗費大量的時間和精力。而系統預設和自動計算校驗，使得出錯的幾率大大降低。
北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問 沈喜剛
（新聞稿 2015-07-06）