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群暉升級DSM 6.1版本 ,讓你的文檔少傳100次!

上傳:yangha31     來源:InfoSpace     日期:2017-3-6

[摘要]  
   喬幫主曾教導我們,你要熱愛你的工作,因為它會占據你的大部分時間!偉大的引言總是會與“然并卵“的現實創造出有趣的諷刺,不管你是否相信“好好工作之后好好看世界”之類的雞湯,最終的結果都會在無休止的文檔、郵件、QQ、滿滿的行程表中生出滿滿的感慨
 
[正文]    

   喬幫主曾教導我們,你要熱愛你的工作,因為它會占據你的大部分時間!偉大的引言總是會與“然并卵“的現實創造出有趣的諷刺,不管你是否相信“好好工作之后好好看世界”之類的雞湯,最終的結果都會在無休止的文檔、郵件、QQ、滿滿的行程表中生出滿滿的感慨:親,能不能不要再說“我已經把最新版的發給你了,你改完再發過來吧,晚安“!

  這就是很多時候協同辦公的現實,協同的是物理層面的軟件,增加的是來回倒騰軟件的時間,工作中總少不了與他人合作,在科技發展的今天,你就不要老是一份文件發來發去了,這樣讓辦公陷入迂回戰術,又何談效率?

  如果你沒有動輒千萬的預算來搭建基于內部員工、外部溝通和項目管理的協同辦公系統,那么, 群暉這次升級的DSM 6.1中為企業用戶搭建了一整套溝通、管理及生產力工具或許是個不錯的選擇。

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  在我看來,群暉NAS的協同辦公解決方案,就是一套整合通訊(Chat)、郵件(MailPlus)、文檔(Synology Office)、日程表(Calendar)等DSM套件的組合拳,套件與套件之間的整合交互使用也很便捷,我更愿意將它們幾個合起來稱為“Work On Synology”,它解決了協同辦公中常見的2個問題:

  給你一個“言之有物”的協同空間

  工作中不可避免需要調用大量的文件,而這些文件可能在郵件里、已經離職的員工私人電腦、曾經存儲的各類網盤或移動硬盤里,查閱資料浪費的時間和溝通成本,絕對不是協同辦公的初衷。想要更好的“協同”,首先就要提供更安全、簡單的“空間”。

  以存儲作為主打賣點的群暉,顯然能夠提供這個安全、兼容的空間。

  高可擴充的存儲空間和高度兼容性,基于網頁來瀏覽、讀寫文檔的DSM操作系統,對于所有辦公中產生的資料,都能夠存在NAS里,這才是“言之有物”的協同空間。

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  集中化的文件管理是NAS的核心功能,而且,你也不用擔心文件過多之后的難搜索問題,群暉的Universal Search功能,無論文檔、照片、乃至各類應用程序中的數據都能快速建立索引。

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  從NAS里搜索文檔不是難事,那要備份NAS里的文檔更不是難事,通過USB Copy可以自定義備份規則,設定后插入外接存儲設備即刻進行備份,還能通過盤符映射直接上傳電腦資料,通過Cloud Station能夠自動備份電腦文檔,無論何種方式,講究的就是一個“快速”。

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  這是協同辦公的第一步——即數據的整合,那么接下來,就來看以下的幾個協同辦公套件如何真正的協同起來。

  讓你們一起“行之有效”的協同套件

  協同辦公最大的問題不是人和人之間無法協同,而是怎么快速實現軟件與軟件之間的協同。

  從實際的使用體驗來看,群暉Chat、MailPlus、Calendar、Synology Office這4大套件,單獨每個套件基本能夠完成常用辦公軟件所使用到的基礎功能,相比我們平時常用的那些軟件,其優勢應該是辦公所產生的數據都保存在NAS里,并不用擔心第三方平臺會泄露隱私,而之所以將它集合后稱為“Work On Synology”,是因為基于群暉DSM的幾大套件能夠讓整個工作協同更為“行之有效”。

  具體有多行之有效呢?基本上,它能夠覆蓋幾乎所有的工作場景:

  它可以規劃你的行程,同時,將行程快速通過郵件分享;

  它可以在線編輯文檔、表格,也可以添加評論,以及整合Chat實現多人協同辦公;

  它可以建立各種加密的工作溝通組,隨時隨地共享各類文檔;

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  下面,就讓我們看看群暉這幾個套件的實際使用:

  1. 先從了解MailPlus、Chat、Synology Office、Calendar這幾個套件開始

  在DSM套件中心的“工作效率”里,能夠找到很多協同辦公中需要用到的套件

  第一個要介紹的是每一份工作都離不開的郵件——群暉MailPlus套件

  三步完成郵箱服務器設置,也可以很快速的從其他郵件服務器導入郵件內容,MailPlus客戶端同時支持網頁版和移動端,還擁有“郵件搜索”、“標簽管理”、“延遲發送”等功能。郵件,讓工作變得簡單。

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  所有的工作沒有辦法完全通過郵件完成,還需要一個日常溝通的即時通訊軟件。 能夠滿足溝通需要,又不會因為溝通平臺過于分散而降低溝通效率,Synology Chat就是這樣的一個基于網頁端的溝通套件。討論組、加密討論組、文件(附件)分享,你無需下載客戶端,僅需要群暉的NAS賬號即可。同時,也可在移動設備上通過Chat App隨時與組成員進行溝通。

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  有了郵件、有了即時通訊軟件,再加上可以在線編輯文檔、表格、可以多人合作的Synology Office套件,協同辦公也就初具規模了。

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  最后,是不僅可以直觀的進行個人行程規劃,還能夠分享、邀請或多人共享行程的Synology Calendar,協同辦公,效率是很重要的。

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  2. 再來看看不同的協同辦公套件之間如何真正的協同

  上文介紹了群暉協同辦公中的幾個重要套件,由于設置和使用都相對簡單,這里就不再贅述了,他們之間在工作中處處發生著聯系,比如這個最普通不過的工作場景。

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  上午9:00,每天的工作從郵件開始,打開MailPlus,收到老板的郵件。郵件中告訴我說當天中午11點需要召開一個緊急會議,并要求我代為通知項目相關人員

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  上午9:30分,通知項目組成員開會 群暉便捷的地方就在于,郵件中可以直接打開Calendar,將事件添加到日歷中,只要點擊會議時間,就可以立即在Calendar中添加事件,如果你不想轉發郵件,也可以直接在Calendar中邀請項目組同事參加。

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  上午10:00,溝通項目進展并準備會議資料 在準備的過程中,群暉MailPlus支持打開Calendar查詢時間安排是否沖突,打開Chat溝通會議需要準備的資料,也支持導入Office進行重要文件的分享。到了會議開始前5分鐘,你也只要在Chat群組里吼一聲“開會了,都來M2會議室”即可。

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  同時,來自Synology Office上共享的文檔消息,也可以在Chat里集中收到通知,省去來回切換套件的時間。

  上午11:00,項目組工作會議

  你可以打開Synology Office,快速制作會議記錄,也可以將重要的工作時間節點記錄在Calendar上,還能在Synology Office里直接打開Chat進行討論,實時修改進程內容……

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  在Synology Office中可以直接打開Chat,分享重要通知

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  Synology Office支持分享給指定用戶

  下午13:00,忙碌的后續工作開始了 每完成一份文檔,都可以匯總到Synology Office,每一份文檔,也都支持多人同時在線編輯。當然,在這里我也要提一句,目前Synology 只支持文檔和表格兩種類型,PPT目前還不支持,這點上還是有提升的空間。

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  下午18:00,完成工作,準備下班。

  下班之前,再打開Calendar檢查一下To do list,日事日畢,日事日清是一個好習慣。

  其實,Synology Calendar還有一些很實用的功能,既可以將日歷與常用瀏覽器配對實現各項行事事件的通知、提醒,也可以與MacOS或iOS系統的原生日歷實現同步,

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  Synology Calendar匯入Mac原生日歷

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  Synology Calendar與瀏覽器同步,實現日歷提醒

  這就是群暉提供的協同辦公方案,不同套件之間天然的協調性,讓單獨看來并沒有那么完美的套件也能夠在辦公中發揮很好的作用,無論是基于NAS的MailPlus、、Calendar、Synology Office還是Synology Chat,都是針對常見工作場景的解決方案,在實踐過程中,統一的文件存儲、快速的文件讀取和基于上述前提的工作管理和數據應用,都能夠快速的提升團隊和個人的工作效率,同時,對于移動辦公、云端辦公等也有良好的支持。

  協同辦公,并不是一個一成不變的系統構架,真正協同辦公的目的在于解決實際工作場景和員工工作效率之間的矛盾,而群暉NAS提供的協同管理支持,不僅保證了企業內部文件的安全性,也能夠融合中小企業常見的工作場景,解決常見的溝通成本高、平臺分散、文件丟失風險高等問題,繼而快速提高工作效率。

  或許,這就是協同辦公的價值所在。

   (新聞稿 2017-03-06)


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