王總是屬于典型的70后商人代表。20歲出頭就出來創業，在商海摸爬滾打十幾年，人到中年終于有了一番小成就。現在擁有一家近百名員工的中型建筑公司。可是隨著事業越做越大，王總的煩惱也越來越多，在自己的blog中他這樣寫道：
早上8:30，來到辦公室準備先把今天最重要的事情給解決了—審閱年度總結報告。可是茶還沒有泡好，財務科馬科長就帶著一個緊急付款的審批單進來了，簽完字交代完突然想起今天約定與基建處處長談外包的施工質量問題，趕緊招呼羅助理協辦，卻發現小羅去外地開會了，自己卻不知曉；這邊的事還沒解決完，質監處又來電話說最近的一批產品出了問題，需要緊急處理；好不容易處理完手頭的事了市局里面分管工業的劉副市長又突然造訪，我猛然想起好像是是6天前約過的……
我的一天就這樣一個又一個人接踵而至，時間間隔毫無規律，到最后年度總結報告還是沒審閱……
是我老了還是時間真的不夠用呀。。。。。。。
真的是王總老了嗎？
眾所周之，時間管理重要在于高效，高效來自于處理事情時的專注和協作的順暢。即使是只想獲得最低要求的工作結果，人們的絕大部分工作也需要相當多的整塊時間。如果一次所花費的時間少于這個極限，事情就做不好，所耗用的時間就是浪費，再做就得從頭開始。而現實工作中，時間塊卻很容易被打碎，光靠個人的做好計劃基本沒用。并不是王總老了，而是他沒有管理好自己的時間，做時間的主人。
王總該怎么令自己“寶刀不老”呢？
從管理學角度來看，在企業的現實管理中，職位越高的人往往越忙，獨立思考的時間越少。
因此，做好組織成員間的日程、計劃的共享，特別是領導、部門事件的日程公開，對于組織成員各自協調安排工作計劃，進而相對有效地設置自己的“時間塊”，將有著立竿見影的效果。試想，如果王總已經向自己的部屬公開了上午8：30到10：00要審閱年度總結報告，那么哪個員工會排在領導的桌子前找他簽字呢，除非極為重大或緊迫的突發事件。
向東芝電器取經
東芝電器的目標管理機制可以對企業的團隊時間管理給以借鑒，我們不妨來看看東芝電器是怎樣統一部門的工作目標，協調進行團隊時間管理的。
在日本東芝電器公司，部門主管以下的管理者要在期初或年初設立部門的期間目標或年度目標。目標設定基本由上到下，然后由下向上反饋。其具體步驟如下：
（1） 上級把自己的方針和目標具體地告知下屬。
（2） 下屬分別設立重點目標，包括達成目標的條件、達成目標的日程表、自我啟發要點等內容。
（3） 下屬把目標內容寫在目標卡片上，交給上級。
（4） 上級對每個人的建議進行詳細考評。考評要點包括目標的數目、質量、日程；每個人之間的目標是否協調；每個人的目標從提高業績和能力開發的觀點來看是否合適；個人的目標是否具體化、定量化；目標的重要性是否恰當；是否有特定目標項目妨礙其他項目的情況發生；共同目標設立是否恰當；有沒有其他部門事先協調的地方。
（5） 下屬經過認真商討修正以后，把目標確定下來。
（6） 把目標綜合起來，繪出目標體系圖，再公布給全體員工。
如何成功取經？
當深刻理解了東芝電器的案例，準備大刀闊斧地在企業里開展實踐的時候，王總犯難了：像我這個擁有近百名員工的中型企業，就這兩次關于計劃的意見震蕩不僅需要花費大量的時間去商討傳達，而且還需要專人對計劃進行整理。看來我得增設專崗來做這件事了。
偶然的機會，王總接觸了致遠軟件，從此王總的顧慮消失了。那么致遠軟件是如何實現統一團隊目標、管理團隊時間的這一過程的呢？區區一個軟件能擔綱如此大任嗎？
我們不妨看看它是怎么做的：
步驟（1）通過計劃管理將期間計劃發布給組織成員，可以通過主送、抄送、知會3種不同的模式將計劃呈現在上級、協作者和相關人面前；在計劃接收者那端，系統自動彈出提示信息，也不會有人發出“郵件沒收到”這樣的抱怨了。
下圖再現了團隊成員是如何發布、共享計劃的：
步驟（2）組織成員根據收到的計劃進行目標的分解，形成各自的計劃，以各自為中心再次共享給組織成員；對于時間、資源的要求和其他建議，對于與原有工作有時間沖突的部分，都可以通過對收到計劃進行“意見回復”來實現信息的交互和意見震蕩（實際上是一個小型的在線討論，這個功能省去了在企業中多見的計劃討論會，不必再集中部門成員開會了）。
下圖再現了計劃發起者與其上級簡單的意見交互過程：
步驟（3）根據下級回復的分解目標和建議，進行“計劃審批”和“意見回復”，實現第二次的信息交互過程；
步驟（4）上級根據下級的分解目標和對于計劃的建議進行考評，包括對下級工作目標的平衡、目標的具體量化、對部門事件的統籌安排、下級原有沖突事項的協調等；在A6協同軟件中，這一步驟實際上通過步驟（2）和（3）中的“意見回復”和“修正計劃”即可完成。
下圖再現的是需要2個人或以上協作完成的事項的統籌安排和動態團隊或群體的日程共享和協作安排：
① 安排日程事件，進行委托；
② 被委托人彈出信息提示；
③ 被委托人查看受委托的事項；
④ 被委托人將此事件添加到個人日程，進行時間安排。
步驟（5）下級再次接受上級的計劃信息，震蕩意見，確定目標；
步驟（6）經過綜合修訂的目標或計劃在組織間進行共享，組織成員擁有同一個目標和同樣的溝通語言，各個時間塊也已經被設定清楚，于是工作將有條不紊地進行。
下圖為致遠軟件中部門事件的視圖：
致遠軟件的引入，給王總做時間管理提供了一個便利的工具。現在，王總見人就夸，致遠軟件不僅幫助他打理好自己的時間還為他帶來了不少的利益。在企業管理方面王總也越來越自信了。
(新聞稿 2010-07-07)